Tugas Teori Adminstrasi

19.51 |

1. MANAJEMEN ARSIP

> Pasti belum tahu kan apa sih definisi dari Arsip itu? Sedangkan apa itu manajemen arsip?

> Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan. Dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang berarti permulaan. Kemudian dari kata archeberkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”

Dr. Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya “Manajemen Kearsipan” bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Sedangkan Manajemen arsip adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

2. MANAJEMEN RAPAT

> Apa saja yang dilakukan untuk mempersiapkan rapat? Dan Dalam suasana rapat terkadang berubah menjadi negatif dikarenakan pengaruh kejadian-kejadian kecil, Apa saja pengaruh-pengaruh itu?

> 1. Menyiapkan agenda rapat

2. Penyampaian undangan rapat lebih awal untuk memberikan waktu yang cukup kepada peserta

3. Memastikan semua yang diundang dapat hadir

4. Memastikan kesiapan fasilitas

> Pemimpin rapat yang datang terlambat, ruang atau tempat yang belum dipersiapkan terlebih dahulu, pemimpin yang kurang siap dalam memulai pokok pembahasan (kata-kata yang terpoton-potong), peserta rapat datang terlambat, rapat yang disela dengan bunyi telepon dan dilanjutkan dalam pembicaraan, peserta yang kurang siap.

3. ORGANISASI PERKANTORAN

> Apa saja syarat-syarat personel kantor?

> 1. Syarat pengetahuan : Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan criteria tertentu. Ia perlu menguasai matematika sederhana, tata cara bahasa Indonesia, dan sebaiknya bahasa inggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK, diploma, atau sarjana.

2. Syarat keterampilan : Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik. Dengan berkembangnya teknologi, kemampuan menggunakan aplikasi computer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolahan data. Selain itu, personel kantor harus perlu memilki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.

3. Syarat kepribadian : Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada unsur-unsur sikap yang umum, yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni loyalitas (kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaan), dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan, ketekunan dan kerajinan, kerapian.

4. SISTEM KOMUNIKASI PERKANTORAN

> Apa definisi dari sistem komunikasi perkantoran?

> yaitu sistem yang terjadi dan berlangsung di dalam kantor, atau ada yang menyebutnya dengan istilah tata hubungan kantor (Office Comunication).

5. PENGAWASAN DAN PELAPORAN ORGANISASI PERKANTORAN

> Siapa saja yang dapat dijadikan sebagai pengawas atau penilai :

> 1. Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya.

2. Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja.

3. Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang baik.

4. Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan bahan untuk perbaikan proses kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa mengurangi sikap desensif mereka dalam proses pengawasan.

5. Pelanggan, yang cukup penting dalam proses pengawasan bagi pegawai administrasi yang berhubungan langsung dengan pelanggan atau konsumen suatu organisasi atau perusahaan.

6. Komputer, merupakan salah satu pengawas terbaru pada administrasi perkantoran. Kebanyakan dari perusahaan di A.S memonitor penggunaan internet dan email pekerjanya yang menggunakan komputer perusahaan.

7. Umpan balik 360 derajat, semakin populer di Amerika dimana sepertiga organisasi atau perusahaan memakainya.

6. DESAIN INTERIOR DAN LINGKUNGAN PERKANTORAN

> Apa saja yang harus diperhatikan dalam dalam Desain Interior Kantor?

> Ruangan, Udara, Lingkungan yang sehat, System Pencerahan, Warna, Control Suara, Music, Keamanan Kantor.

7. MANAJEMEN KOMUNIKASI

> Apa saja fungsi komunikasi perkantoran?
> 1. Pengendalian usaha, organisasi melalui proses komunikasi dalam menghadapi prilaku karyawannya dengan cara keharusan mematuhi peraturan yang berlaku dalam organisasi
2. Pengembangan komunikasi, memberikan penjelasan tentang setiap hal yang harus dilakukan karyawan, cara bekerja sebaik-baiknya, dan hal-hal apa saja yang harus dilakukan untuk memperbaiki prestasi kerjanya jika belum memenuhi standard.
3. Sarana Ungkapan Emosional, saluran tercepat yang bisa menampung berbagai perasaan, keluhan, kekecewaan, dan perasaan puas terhadap organisasi dan pekerjaan mereka.

4. Pemberian Informasi, memberikan informasi kepada seluruh karyawan tentang suatu keputusan melalui saluran komunikasi yang benar.